הזמנה נכנסה בוואטסאפ.
למה שמישהו יקליד אותה שוב למערכת?
לקוחות שולחים לכם הזמנות בוואטסאפ, במייל ובמסמכים. המערכת יכולה לקרוא את ההזמנה, לזהות את הפרטים, לבדוק מה חסר ולהעביר את המידע למערכת שבה אתם כבר עובדים.
בלי להחליף את מה שכבר עובד אצלכם.
שלום, צריך למחר:
20 שקי מלט
10 דבק קרמיקה
לאתר באשקלון
נשמע מוכר?
הוואטסאפ לא הבעיה. הבעיה היא שכל מה שקורה אחרי ההודעה עדיין תלוי באדם.
הזמנה מגיעה בוואטסאפ
לקוח שולח הודעה, תמונה או קובץ.
מישהו קורא ומעתיק
פותחים את ההודעה ומקלידים את הפרטים מחדש.
משהו חסר
עוד טלפון, עוד הודעה ועוד המתנה.
ואז מתחילים לעקוב
האם ההזמנה נכנסה? מי טיפל? מה עדיין פתוח?
אותו תהליך. פחות עבודה ידנית.
אפשר להגדיר בדיוק מתי המערכת עובדת לבד ומתי היא עוצרת לאישור של עובד.
מה קורה מהרגע שהלקוח שולח הזמנה?
ההזמנה נכנסת
וואטסאפ, מייל, טופס או מסמך.
המידע מפוענח
שם לקוח, מוצרים, כמויות, כתובת, תאריך ופרטים נוספים לפי העסק.
נבדק מה חסר
אם חסר מידע, המערכת מסמנת או מבקשת השלמה.
הנתונים מסודרים
הזמנה לא נשארת כטקסט חופשי בתוך וואטסאפ.
המידע מועבר
לפריוריטי, מערכת ניהול, CRM, אקסל או תהליך קיים אחר.
הצוות רואה רק חריגים
במקום לטפל ידנית בכל הזמנה, העובד מתעסק במה שבאמת דורש בן אדם.
נסו הזמנה לדוגמה
זו המחשה של התהליך, לא מערכת אמיתית שמבצעת הזמנות.
שלום, תוציא לי ליום ראשון 40 יחידות של 320, ועוד 12 מהגדול. אותו מקום כמו שבוע שעבר.
הלקוחות לא צריכים לשנות איך הם עובדים
המטרה היא לקחת את הדרך שבה ההזמנה כבר מגיעה ולחבר אותה לתהליך מסודר.
וואטסאפ
הזמנות שנכתבות בשפה רגילה.
מיילים
כולל תוכן ההודעה וקבצים מצורפים.
מסמכים
הזמנות, קבצים, תמונות וטפסים.
טפסי אתר
מידע שכבר מגיע בצורה מסודרת.
מערכות קיימות
כאשר קיים חיבור מתאים.
ומה אם הלקוח כתב משהו שהמערכת לא מבינה?
אוטומציה טובה לא מחליפה שיקול דעת. היא מורידה ממנו את העבודה השחורה.
לא צריך להחליף את המערכות שלכם
החיבור בפועל נקבע אחרי בדיקה של המערכת הקיימת, הממשקים וההרשאות אצלכם.
כמה זמן אתם מקלידים הזמנות בחודש?
זה מתאים במיוחד אם...
כנראה פחות מתאים אם...
חברת הפצה מקבלת בכל יום עשרות הזמנות בוואטסאפ
• עובד פותח כל הודעה
• בודק מי הלקוח
• מזהה מוצרים
• מקליד את הכמויות
• בודק כתובת
• פותח הזמנה במערכת
• המידע נקרא אוטומטית
• ההזמנה מסודרת
• חריגים מסומנים
• העובד מאשר
• המידע עובר להמשך טיפול
לא מתחילים בפרויקט ענק
מסתכלים על התהליך
איך הזמנה נכנסת היום, מי מטפל בה ולאן היא צריכה להגיע.
בוחרים תרחיש אחד
לא את כל העסק. תהליך אחד שחוזר מספיק פעמים ושאפשר למדוד.
בונים פיילוט
בודקים על מידע והזמנות אמיתיים ומחליטים לפי התוצאה אם ממשיכים.
אני אלכס פנוב, מאשדוד.
אני נכנס לעסק דרך הבעיה, לא דרך הכלי.
אני בודק איך המידע זורם היום, איפה אנשים עושים עבודה שחוזרת על עצמה, ואיך אפשר לחבר את המערכות שכבר קיימות לתהליך פשוט יותר.
לא חייבים AI בכל מקום. המטרה היא לבנות משהו שעובד לעסק.
יש לכם הזמנות שנכנסות בוואטסאפ או במייל?
שלחו לי איך זה עובד אצלכם היום. אם יש שם משהו ששווה לאוטומט, אגיד לכם. אם לא, אגיד גם את זה.